Koliko često potpisujete odluke kao direktor poduzeća? Iako svakodnevno donosite poslovne odluke, kao što su one o cijenama, ponudama, zapošljavanju ili nabavi, ne moraju sve odluke koje donosi direktor poduzeća biti formalizirane ili donesene u pisanom obliku.

Međutim, postoje situacije u kojima je to potrebno. Takav dokument računovodstvu daje osnovu za knjiženje, zaposleniku potvrđuje njegovo pravo, a direktoru omogućuje da objasni zašto je određena poslovna promjena provedena u slučaju nadzora.

Koje će odluke određeno poduzeće donositi u pisanom obliku ovisi o njegovoj djelatnosti, načinu naplate, broju radnika i poslovnim događajima. U nastavku pronađite popis odluka s koje direktori manjih i srednjih poduzeća najčešće sastavljaju i potpisuju.

1. Odluka o slijednosti brojeva računa

Ako je poduzeće obveznik fiskalizacije računa, mora donijeti interni akt o fiskalizaciji. U njemu se, između ostaloga, navode:

• pravila slijednosti numeričkih brojeva računa
• oznake poslovnih prostora
• oznake naplatnih uređaja
• način na koji se brojevi računa nastavljaju
• drugi podaci povezani s provedbom fiskalizacije računa i eRačuna.

U praksi se ovaj dokument često naziva „odluka o slijednosti računa”, iako je riječ o širem internom aktu. Nadalje, od 2026. svaki obveznik donosi jedinstveni interni akt u kojem navodi podatke povezane s fiskalizacijom računa i eRačuna. Nije potrebno donositi zasebnu odluku za svaku vrstu kupca. Ako izdajete fiskalizirane račune i svojim radnicima, i takav način izdavanja uređuje se u istom internom aktu.

Ovu odluku treba ažurirati kad:

1. otvorite novi poslovni prostor
2. uvedete novi naplatni uređaj ili
3. promijenite način numeriranja računa.

Nije preporučljivo samo preuzeti prošlogodišnji dokument i spremiti ga bez provjere odgovara li stvarnom stanju.

2. Odluka o korištenju godišnjeg odmora

Svaki poslodavac mora utvrditi raspored korištenja godišnjih odmora, vodeći računa o organizaciji poslovanja, ali i o željama radnika kad se one objektivno mogu prihvatiti.

Radnika je potrebno najmanje 15 dana prije početka godišnjeg odmora obavijestiti o sljedećim stavkama:

• koliko godišnjeg odmora ima
• u kojem će ga razdoblju koristiti
• koristi li ga odjednom ili u dijelovima.

Zakon o radu ne propisuje obveznu pisanu formu te obavijesti. Ona bi teoretski mogla biti i usmena. Međutim, prema Zakonu o radu, preporučuje se pisani oblik zbog mogućih nesporazuma i radnih sporova.

U praksi se dokument najčešće naziva odlukom ili rješenjem o trajanju i korištenju godišnjeg odmora. Ako radnik koristi godišnji odmor u dijelovima, dobro je odmah urediti i način korištenja preostalog dijela. Promijene li se okolnosti, direktor i radnik mogu dogovoriti drugi termin, ali radnika ponovno treba pravodobno obavijestiti.

Radnik jedan dan godišnjeg odmora ima pravo koristiti prema vlastitoj želji, osim ako to onemogućuju posebno opravdani razlozi na strani poslodavca. O tome mora obavijestiti poslodavca najmanje tri dana unaprijed.

Važno je znati da odluka o godišnjem odmoru i evidencija radnog vremena nisu isti dokument. Odluka određuje pravo i termin, dok se stvarno korišteni dani upisuju u evidenciju radnog vremena.

3. Odluka o rasporedu radnog vremena

Iako nije uvijek potrebna, često se koristi i odluka o rasporedu radnog vremena. Naime, raspored radnog vremena može biti određen zakonom, kolektivnim ugovorom, sporazumom s radničkim vijećem, pravilnikom o radu ili ugovorom o radu.

Ako ovaj raspored nije određen jednim od tih načina, o njemu odlučuje poslodavac pisanom odlukom. Takva je odluka posebno korisna kad je u poduzeću prisutno nešto od navedenog:

• smjenski rad
• različita radna vremena pojedinih odjela
• klizno radno vrijeme
• sezonske promjene rasporeda
• rad subotom ili nedjeljom
• radnici koji rade na daljinu
• nejednaki raspored radnog vremena.

Odluka treba odgovarati stvarnoj organizaciji rada. Ako u dokumentu piše da svi rade od 8 do 16 sati dok dio zaposlenika redovito radi prema drukčijem rasporedu, on nije valjan. Napomenimo i da se stvarno odrađeni sati mogu razlikovati od rasporeda, zato se moraju upisati u evidenciju radnog vremena, koja je pak temelj za obračun plaće.

4. Odluke o isplatama radnicima

Kada direktor želi zaposlenicima isplatiti različite primitke, poput božićnice, uskrsnice, regresa, neoporezive naknade za novorođeno dijete ili trošak smještaja, nagradu za radne rezultate ili drugo, potrebno je pripremiti odgovarajuću dokumentaciju.

Ovisno o vrsti isplate, vjerodostojna dokumentacija može biti:

• odluka poslodavca
• obračun
• račun
• potvrda
• drugi dokument koji dokazuje osnovu i iznos isplate.

Odlukom bi trebalo jasno utvrditi:

1. koja se vrsta primitka isplaćuje
2. kojim radnicima pripada
3. u kojem iznosu
4. prema kojim kriterijima
5. kad će biti isplaćena.

Ako se nagrada ne isplaćuje svim radnicima jednako, kriteriji trebaju biti jasni i poslovno opravdani.

Prije isplate određenih neoporezivih primitaka treba provjeriti je li radnik dio dopuštenog godišnjeg iznosa već iskoristio kod drugog poslodavca. Provjera je posebno važna kod prigodnih nagrada radnicima koji rade kod više poslodavaca.

Odluku valja dostaviti računovodstvu prije isplate, a ne nakon što je novac već isplaćen.

5. Odluka o provedbi godišnjeg popisa

Svako poduzeće (društvo) mora provesti popis, odnosno inventuru imovine i obveza. Ova obveza vrijedi i za mikro i male poduzetnike. Direktor uobičajeno donosi odluku kojom određuje:

• datum na koji se utvrđuje stanje
• što će biti predmet popisa
• osobe koje će provesti popis
• lokacije na kojima se popis provodi
• rokove za završetak
• rok za predaju izvještaja upravi.

Popis obuhvaća, ovisno o poslovanju:

1. dugotrajnu materijalnu i nematerijalnu imovinu
2. zalihe robe, materijala i sitnog inventara
3. novac
4. potraživanja
5. financijsku imovinu
6. kratkoročne i dugoročne obveze.

Kod vrlo malog poduzeća (društva), popis može provesti sam direktor ili zaposlenik. Računovodstvo može pripremiti popisne liste, ali stvarno postojanje opreme, zaliha i druge imovine mora provjeriti direktor ili za to ovlašteni zaposlenik.

Naime, računovođa iz svog ureda ne može utvrditi nalazi li se kupljeni laptop još uvijek u poduzeću, je li određena roba oštećena ili postoji li zaista određeni stari alat koji je iskazan u poslovnim knjigama.

6. Odluke nakon provedene inventure

Nakon popisa mogu se utvrditi: manjkovi, viškovi, oštećena imovina, zastarjele zalihe, nenaplativa potraživanja ili stare obveze. Popisno povjerenstvo daje prijedlog, ali direktor odnosno uprava odlučuje kako će se postupiti.

Ovisno o utvrđenom stanju, donose se odluke o:

• knjiženju viška
• otpisu oštećene ili neupotrebljive imovine
• rashodovanju dugotrajne imovine
• otpisu zastarjelih zaliha
• terećenju odgovorne osobe za manjak
• otpisu nenaplativog potraživanja
• otpisu zastarjele ili neutemeljene obveze.

Odluka mora biti dovoljno konkretna da računovodstvo može provesti knjiženje i utvrditi eventualne porezne posljedice. Primjerice, nije dovoljno napisati: „Otpisuje se stara oprema.” Potrebno je navesti o kojoj je opremi riječ, njezinu vrijednost, razlog otpisa i način postupanja s njom.

Ako se za manjak tereti radnik, prije donošenja odluke treba utvrditi odgovornost i vrijednost imovine. Tu postoji i moguća obveza obračuna PDV-a na utvrđeni manjak.

7. Odluka o otpisu potraživanja ili obveza

Staro potraživanje ne bi smjelo godinama stajati u poslovnim knjigama samo zato što nitko nije odlučio što će se s njime učiniti. Prije otpisa potrebno je provjeriti:

• postoji li još uvijek mogućnost naplate
• jesu li poduzete radnje naplate
• je li nastupila zastara
• postoji li dokumentacija o stečaju, brisanju ili drugom razlogu nenaplativosti
• kakav je porezni položaj otpisa.

Slično vrijedi i za stare obveze prema dobavljačima ili drugim osobama. Za njihov otpis treba sastaviti odgovarajuću bilješku ili prijedlog koji odobrava direktor. Odobreni dokument postaje knjigovodstvena isprava.

Odluku zato treba pripremiti u komunikaciji s računovodstvom. Direktor poznaje poslovni odnos s kupcem ili dobavljačem, a računovođa može provjeriti računovodstvene i porezne posljedice.

8. Odluka o utvrđivanju godišnjih financijskih izvještaja

Nakon završetka poslovne godine, svako poduzeće, odnosno d.o.o., j.d.o.o. i d.d. sastavlja godišnje financijske izvještaje.

Potrebno je donijeti odluku o njihovu utvrđivanju. Uz godišnje financijske izvještaje, FINA-i se dostavljaju i odgovarajuće odluke povezane s rezultatom poslovanja.

Direktor treba prije potpisivanja razumjeti barem osnovne podatke:

• koliki je ostvareni prihod
• je li ostvarilo dobit ili gubitak
• koliko ima novca i potraživanja
• koliko iznose obveze
• postoje li nepokriveni gubici
• odgovara li prikazana imovina stvarnom stanju.

Računovođa sastavlja izvještaje, ali oni predstavljaju financijsku sliku društva za koje odgovara uprava.

9. Odluka o uporabi dobiti ili pokriću gubitka

Ovdje je važno razlikovati direktora od skupštine, odnosno članova društva. Ako je d.o.o. ili j.d.o.o. ostvario dobit, odluku o njezinoj uporabi donosi skupština društva. U društvu s jednim članom, odluku donosi jedini član društva.

Dobit se, ovisno o okolnostima, može:

• isplatiti članovima društva
• zadržati u društvu
• prenijeti u pričuve
• koristiti za pokriće prenesenih gubitaka.

Ako je ostvaren gubitak, donosi se odluka o njegovu pokriću. Gubitak se može pokriti iz:

1. zadržane dobiti
2. odgovarajućih pričuva ili
3. prenijeti u sljedeće razdoblje ako nema izvora za pokriće.

Direktor može pripremiti prijedlog i provesti donesenu odluku, ali ne treba svaku odluku društva automatski potpisivati „kao direktor”. Potpisnik i donositelj moraju odgovarati ovlasti koja proizlazi iz Zakona o trgovačkim društvima i društvenog ugovora.

10. Odluka o isplati predujma dobiti

Isplata novca vlasniku tijekom godine nije obična isplata s poslovnog računa. Za isplatu predujma dobiti potrebno je provjeriti postoje li uvjeti za takvu isplatu te sastaviti odgovarajući financijski obračun i odluku. Prije isplate mora se utvrditi postoji li dovoljno ostvarene dobiti.

Na dan isplate predujma nastaje i porezna obveza, a Poreznoj upravi dostavlja se obrazac JOPPD. Ako se nakon završetka godine pokaže da je predujam isplaćen u većem iznosu od ostvarene dobiti raspoložive za isplatu, nastaju dodatne računovodstvene i porezne posljedice.

Zato vlasnik društva ne bi trebao podizati novac uz objašnjenje: „To ćemo kasnije evidentirati kao dobit.” Prvo treba provjeriti uvjete i donijeti dokument, a tek zatim provesti isplatu.

Moraju li sve odluke koje donosi direktor biti poseban dokument?

Ne moraju. Odluke koje donosi direktor mogu obuhvatiti više povezanih pitanja, ako je iz njih jasno:

• tko ju je donio
• na temelju koje ovlasti
• na koga ili što se odnosi
• što je odlučeno
• otkad se primjenjuje
• kome se dostavlja
• tko je odgovoran za provedbu.

S druge strane, nije dobro u jednom dokumentu spajati nepovezane poslovne događaje samo kako bi se brojčano smanjila dokumentacija.

Dokumenti se mogu čuvati elektronički, ali trebaju biti uredno označeni i lako dostupni. Naziv poput “Odluka_nova_finalna2.pdf” neće mnogo pomoći nakon dvije godine.

Jednostavniji je sustav u kojem se odluke vode kronološki i razvrstavaju, primjerice, na:

1. odluke povezane s radnicima
2. računovodstvene i porezne odluke
3. odluke o imovini i inventuri
4. odluke članova odnosno skupštine društva
5. interne akte društva.

Najčešća pogreška događa se kad se odluka piše nakon događaja. U praksi se odluka nerijetko traži tek kada računovodstvo primi izvod i vidi da je novac već isplaćen. Tad se pokušava naknadno utvrditi zašto je nešto isplaćeno, tko je odobrio isplatu, o kakvoj je vrsti isplate riječ, postoji li porezna obveza te koji datum treba navesti na dokumentu.

Ispravan je redoslijed obrnut, a možemo ga prikazati ovako:

1. Provjerite postoje li uvjeti za odluku.
2. Savjetujte se s računovodstvom ako odluka ima porezne posljedice.
3. Donesite i potpišite odluku.
4. Dostavite je osobama koje je trebaju provesti.
5. Tek nakon toga provedite isplatu, knjiženje ili drugu poslovnu promjenu.

Kako vam Brojevi mogu pomoći?

Klijentima Brojeva osiguravamo praktične predloške najčešćih odluka i evidencija koje se javljaju u poslovanju.

To direktorima olakšava svakodnevni rad jer ne moraju svaki put sastavljati dokument od početka. Istodobno računovodstvo dobiva jasnu i pravodobnu osnovu za obračun i knjiženje.

Predložak ipak nije dovoljan sam po sebi. Svaku odluku treba prilagoditi stvarnom događaju, ovlastima donositelja i poslovanju konkretnog poduzeća.

Dobro napisana odluka nije nepotrebna birokracija. Ona je kratko i jasno objašnjenje što je poduzeće odlučilo, zašto je to učinilo i tko je odgovoran za provedbu.

***

Teško je ostvariti poslovni uspjeh bez kvalitetnog računovodstvenog servisa. Obratite nam se i zatražite svoju personaliziranu ponudu!

Napomena: Članak je posljednji put ažuriran 27.8.2026., u skladu s aktualnim propisima na taj dan.