Od 1. listopada 2024. stupa na snagu novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenih kod poslodavca. Što donosi nova evidencija o radnom vremenu i kako je ispravno voditi? Saznajte u nastavku!

Kako ispravno voditi evidenciju o zaposlenima?

Zakon o radu je propisano da je poslodavac mora voditi evidenciju o radnicima i o radnom vremenu. Poslodavac je obvezan inspektoru rada na njegov zahtjev dostaviti podatke o radnicima te o radnom vremenu. U slučaju spora u vezi s radnim vremenom, ako poslodavac ne vodi ove evidencije na propisani način, teret dokazivanja radnog vremena je na poslodavcu.

Propisuje li novi Pravilnik obrazac za evidenciju ili je izrađuje poslodavac?

Sam obrazac (tiskanica, odnosno formular) predmetne evidencije nije propisan novim Pravilnikom o evidencijama. Dakle, svaki poslodavac treba izraditi vlastitu evidenciju s pomoću tablice ili drugog programskog alata.

Evidencija o radnom vremenu (i evidencija o radnicima) može se voditi na dva načina:

a) na papirnatom mediju

b) s pomoću različitih računalnih programa u elektroničkom obliku.

Nova evidencija o radnom vremenu može se voditi uz mogućnost uporabe odgovarajućih kratica, čije je značenje objašnjeno unutar formulara.

Po čemu se nova evidencija radnog vremena razlikuje od stare?

Prema Pravilniku, nova evidencija radnog vremena sadrži i:

a) sate plaćenog dopusta i odsutnosti s rada

b) sate očinskog dopusta i dopusta drugog posvojitelja

c) sate neplaćenog dopusta za pružanje osobne skrbi

d) sate neplaćenog dopusta kandidata za Predsjednika Republike Hrvatske, zastupnika u Hrvatski sabor, člana županijske skupštine, gradskog ili općinskog vijeća, župana, gradonačelnika ili načelnika općine te njihove zamjenike.

e) sate nenazočnosti zbog vojne obveze ili služenja u ugovornoj pričuvi.

Je li poslodavac obvezan evidentirati početak i završetak rada?

Prema Pravilniku, vrijeme početka rada i završetka rada za svaki dan poslodavac je obvezan voditi samo ako je obveza vođenja tih podataka ugovorena kolektivnim ugovorom, sporazumom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca, ugovorom o radu ili je uređena pravilnikom o radu.

Treba li poslodavac upisivati u evidenciju radnog vremena i pauzu?

U skladu sa Zakonom o radu (koji pauzu naziva stanka), pauza je odmor na koji ima pravo radnik koji radi najmanje 6 sati dnevno, a traje najmanje 30 minuta.

To znači da nema svaki radnik pravo na pauzu, već samo onaj koji radi najmanje 6 sati dnevno. Dakle, pauza se ne upisuje u evidenciju radnog vremena.

Treba li poslodavac upisivati dnevni odmor u evidenciju radnog vremena?

U skladu sa Zakonom o radu, na dnevni odmor od najmanje 12 sati neprekidno tijekom svakog razdoblja od 24 sata ima pravo svaki radnik, uz određene iznimke. Primjerice, ako je radnik jučer prestao raditi u 17:00 sati, a danas započinje raditi u 9:00 sati, tada mu dnevni odmor iznosi 16 sati. To se upisuje u posebnu rubriku, koju bi trebala sadržavati nova evidencija o radnom vremenu.

Dakle, prema novom Pravilniku, poslodavac mora evidentirati i dnevni odmor radnika.

Kako se bilježe podaci u evidenciji o radnom vremenu?

Poslodavac treba voditi evidenciju na sljedeći način:
a) za svako obračunsko razdoblje koje je utvrđeno za isplatu plaće (npr. mjesec)
b) mora se voditi točno i ažurno, a poslodavac je obvezan unijeti nabrojene podatke (iz čl. 13. novog Pravilnika) najkasnije sedmog dana od isteka prethodnog obračunskog razdoblja (npr. do 7.11. za listopad)
c) mora se voditi točno, uz mogućnost korištenja odgovarajućih kratica čije je značenje u tom dokumentu nedvojbeno i jasno objašnjeno.

Treba li za menadžere voditi evidenciju radnog vremena?

Za radnike kod kojih radno vrijeme nije moguće mjeriti ili unaprijed odrediti ili ga radnici određuju samostalno, ne primjenjuju se odredbe Zakona o najdužem trajanju tjednog radnog vremena i razdoblju iz članka 66. stavka 8. ovoga Zakona, noćnom radu, te dnevnom i tjednom odmoru, ako su s poslodavcem ugovorili samostalnost u njihovu određivanju.

Radnici koji samostalno određuju radno vrijeme mogu biti:

• radnici koji imaju status rukovodeće osobe,
• radnici-članovi obitelji poslodavca fizičke osobe koji žive u zajedničkom kućanstvu s poslodavcem i koji u radnom odnosu obavljaju određene poslove za poslodavca.

Na temelju odredbe članka 21. novog Pravilnika, poslodavac je obvezan za ove radnike voditi podatke potrebne za ostvarivanje prava iz radnog odnosa. Ako s poslodavcem nisu ugovorili samostalnost u određivanju najdužeg trajanja tjednog radnog vremena, noćnom radu te dnevnom i tjednom odmoru, poslodavac je dužan za te radnike voditi i sve podatke iz članka 13. ovoga Pravilnika.

Samim time, za menadžere je moguće voditi tzv. „skraćene“ evidencije radnog vremena, u koje se ne unose svi podaci koji se vode za ostale radnike, već samo:

• ukupno dnevno radno vrijeme,
• godišnji odmor
• bolovanje
• plaćeni i neplaćeni dopust
• rodiljni, roditeljski, posvojiteljski, očinski dopust.

Postoji li još neka novost koju donosi nova evidencija o radnom vremenu?

Novim Pravilnikom unesen je novi institut koji se naziva evidencija o trajanju rada određenih kategorija fizičkih osoba. Poslodavac mora za sve osobe koje se kod njega nalaze na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa, studente i đake i osobe koje kod njega obavljaju rad za opće dobro, voditi evidenciju rada koja sadržava:

1) ime i prezime fizičke osobe

2) datum u mjesecu

3) početak rada i završetak rada te ukupno dnevno trajanje rada

4) vrijeme i sate zastoja, prekida rada i sl., do kojega je došlo krivnjom poslodavca ili zbog drugih okolnosti za koje fizička osoba nije odgovorna

5) vrijeme nenazočnosti na radu:

a) sate korištenja odmora (dnevnog, tjednog i godišnjeg)

b) neradne dane i blagdane utvrđene zakonom

c) sati spriječenosti za rad zbog privremene nesposobnosti za rad

d) sati nenazočnosti u kojima fizička osoba svojom krivnjom ne obavlja ugovorene poslove

e) dopusti, ako su određenoj fizičkoj osobi priznati prema posebnom propisu.

Uz to, poslodavac je obvezan za djecu i maloljetnike koji uz naplatu sudjeluju u aktivnostima u skladu sa Zakonom o radu, kad je poslodavac organizator tih aktivnosti, voditi evidenciju trajanja tih aktivnosti i trajanja odmora, uz ime i prezime osobe te datuma na koji se podatak odnosi.

Dakle, Pravilnikom su ustanovljene i dvije posebne evidencije:

– evidencija trajanja rada osoba koje se kod njega nalaze na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa, zatim studenata i đaka te osoba koje kod njega obavljaju rad za opće dobro

– evidencija trajanja aktivnosti i evidencija trajanja odmora za djecu i maloljetnike koji uz naplatu sudjeluju u aktivnostima u skladu sa Zakonom o radu, ako je poslodavac organizator tih aktivnosti.

Koje su sankcije za neposjedovanje evidencije o radnom vremenu?

Ako poslodavac koji je pravna osoba ne vodi evidenciju o radnicima i o radnom vremenu ili je ne vodi na propisan način, odnosno ako na zahtjev inspektora rada ne dostavi podatke o radnicima i o radnom vremenu, kaznit će se za najteži prekršaj. Novčana kazna iznosi od 8.090,00 eura do 13.270,00 eura. Uz to, propisana je i novčana kazna za fizičku osobu-poslodavca te odgovornu osobu unutar pravne osobe (npr. odgovornog menadžera) u iznosu od 920,00 eura do 1.320,00 eura.

Što se pak tiče prekršaja koji se odnose na mobilne radnike i cestovni prijevoz, na njih se odnose druge odredbe Zakona o radu te se raspon novčanih kazni za njih kreće od 60,00 eura do 6.630,00 eura.

***

Teško je ostvariti poslovni uspjeh bez kvalitetnog računovodstvenog servisa. Obratite nam se i zatražite svoju personaliziranu ponudu!

Napomena: Članak je posljednji put ažuriran 24.9.2024., u skladu s aktualnim propisima na taj dan.