Vođenje poduzeća može biti preplavljujuće iskustvo: toliko je zakona, pravilnika i obveza koje imate, a vrijeme je vrlo ograničeno. Već kad vodite poduzeće s nekoliko zaposlenika, a posebno kad ih je dvadeset, pedeset ili više, nije dovoljno samo uredno obračunati plaću i predati porezne obrasce. Direktor je odgovorna osoba za to da poduzeće ima ažurne evidencije o radnicima, radnom vremenu, zaštiti na radu i poslovnoj dokumentaciji. Dio posla može voditi računovodstvo ili druga ovlaštena osoba, ali odgovornost za organizaciju i urednost poslovanja ostaje na poslodavcu. Zato provjerite koje evidencije treba voditi direktor društva kako biste bili sigurni da je sve sukladno propisima.

Koje evidencije treba voditi direktor i što se treba odrediti?

Najprije, dobra vijest! Sustav ne mora biti kompliciran. Potrebno je samo jasno odrediti:

1. koje evidencije vodite
2. tko ih ažurira
3. gdje se dokumentacija nalazi
4. koliko dugo se čuva
5. tko kontrolira jesu li podaci potpuni.

U nastavku pronađite osam osnovnih evidencija koje biste trebali imati.

1. Evidencija o svakom radniku

Za svakog zaposlenog radnika poslodavac mora voditi matičnu evidenciju. Ona obuhvaća osnovne osobne podatke i podatke važne za radni odnos, primjerice:

• vrstu ugovora o radu
• radno mjesto
• obrazovanje
• potrebne licence i potvrde, ako ih ima te
• datum i razlog prestanka radnog odnosa.

Od listopada 2024., za svakog radnika treba imati i pisani pregled podataka – PPP. Njegova je svrha omogućiti brz i jednostavan uvid u obvezne podatke o radniku.

To ne znači da svi dokumenti moraju biti na papiru. Evidencije se mogu voditi elektronički, ali moraju biti dostupne, potpune i zaštićene od neovlaštenih izmjena.

Praktični savjet: nemojte podatke o radnicima držati samo u ugovorima, e-mailovima i različitim mapama. Za svakog radnika imajte urednu osobnu mapu i jedinstveni pregled podataka.

2. Evidencija radnog vremena

Evidencija radnog vremena nije samo potrebna računovodstvu kako bi mogla napraviti pripremu za obračun plaće. Ona je zakonska obveza poslodavca.

Ovisno o tome kako je organiziran rad, u njoj se trebaju evidentirati:

• ukupno dnevno radno vrijeme
• početak i završetak rada, kad je njihovo vođenje obvezno prema aktu ili ugovoru poslodavca
• godišnji odmor
• bolovanje i druge nenazočnosti
• plaćeni dopust
• noćni rad
• prekovremeni rad
• rad nedjeljom, blagdanom ili neradnim danom
• drugi sati koji utječu na prava radnika i obračun plaće.

Evidencija mora pratiti stvarno stanje. Unaprijed popunjena tablica u kojoj svaki zaposlenik svaki dan radi od 8 do 16 sati nije dobra evidencija ako su radnici imali prekovremeni rad, bolovanje, godišnji odmor ili drukčiji raspored.

Ova je evidencija ujedno temelj za obračun plaće. Ako podaci nisu točni, pogrešan može biti i obračun. Posebnu pažnju treba obratiti na radnike koji rade na daljinu ili na izdvojenom mjestu rada. I za njih se vodi evidencija radnog vremena. Radnik može biti zadužen za dostavljanje podataka, ali poslodavac i dalje mora nadzirati jesu li podaci dostavljeni točno i pravodobno.

Evidencija radnog vremena čuva se najmanje šest godina, računajući od isteka godine u kojoj je nastala. Ako je pokrenut radni spor povezan s tom evidencijom, dokumentacija se čuva do pravomoćnog završetka spora.

Za nevođenje ili nepravilno vođenje evidencija o radnicima i radnom vremenu, Zakon o radu navodi kaznu za pravnu osobu od 8.090 do 13.270 eura te dodatnu kaznu za odgovornu osobu pravne osobe (najčešće direktora).

3. Godišnji odmori i raspored rada

Svaki radnik treba imati jasno utvrđeno pravo na godišnji odmor. Broj dana godišnjeg odmora ovisi o radnikovu tjednom rasporedu radnog vremena. Primjerice, zakonski minimum od četiri tjedna znači najmanje 20 radnih dana za radnika koji radi pet dana tjedno, odnosno 24 dana ako radi šest dana tjedno. Više o godišnjim odmorima pronađite ovdje.

Direktor bi trebao za svoje poduzeće imati:

• utvrđen raspored radnog vremena
• odluke ili druge odgovarajuće dokumente o godišnjem odmoru
• pregled iskorištenih i preostalih dana
• evidentirane dane godišnjeg odmora u evidenciji radnog vremena.

Ako raspored radnog vremena nije određen propisom, kolektivnim ugovorom, sporazumom, pravilnikom ili ugovorom o radu, o njemu poslodavac odlučuje pisanom odlukom.

4. Evidencija studenata i drugih osoba koje nisu zaposlene

Obveza nije ograničena samo na osobe koje imaju ugovor o radu. Posebno se vode podaci o fizičkim osobama koje kod poslodavca rade na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa. To su često studenti koji rade preko studentskog ugovora.

Obveza vođenja podataka počinje s početkom rada osobe i prestaje završetkom njezina rada. Evidencija se čuva najmanje šest godina, računajući od isteka godine u kojoj je osoba prestala raditi.

Zato nije dovoljno samo proslijediti studentski ugovor računovodstvu. Društvo mora imati i pregled osoba koje su kod njega stvarno radile.

5. Dokumentacija zaštite na radu

Zaštita na radu nije rezervirana samo za djelatnosti povezane s proizvodnjom, gradilišta ili opasna zanimanja. Obveze postoje čak i kod uredskih poslodavaca.

Najvažniji dokument je procjena rizika. Ona mora obuhvatiti poslove koje radnici stvarno obavljaju i odgovarati postojećem stanju. Procjena rizika čuva se trajno.

Ovisno o poslovima i utvrđenim rizicima, morate imati i dokumentaciju o:

• osposobljavanju radnika za rad na siguran način
• imenovanim i osposobljenim osobama za pružanje prve pomoći
• liječničkim pregledima i zdravstvenoj sposobnosti
• ispitivanju radne opreme i radnog okoliša
• ozljedama na radu
• posebnim izloženostima, ako postoje.

Poslodavac mora imenovati i osposobiti radnika za pružanje prve pomoći te mu uručiti pisanu odluku. Ostali radnici trebaju biti obaviješteni o tome tko je zadužen za pružanje prve pomoći.

Kod pojedinih opasnosti dokumentacija se čuva vrlo dugo. Primjerice, pravilnik o zaštiti radnika od rizika zbog izlaganja azbestu navodi rokove od 40 godina za određene evidencije povezane s bukom, vibracijama, opasnim kemikalijama i azbestom.

6. Poslovne knjige i knjigovodstvena dokumentacija

Vođenje računovodstva možete povjeriti računovodstvenom servisu, ali time uprava ne prestaje biti odgovorna za poslovne knjige i financijsko izvještavanje društva.

Poslovne knjige uključuju sljedeće:

• dnevnik
• glavnu knjigu
• pomoćne knjige i evidencije.

Knjigovodstvene isprave na temelju kojih se podaci unose u poslovne knjige u pravilu se čuvaju najmanje 11 godina. S druge strane, analitičke evidencije o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi čuvaju se trajno. Isplatne se liste čuvaju najmanje šest godina.

Poslovne knjige mogu se voditi elektronički, ali nakon zaključivanja moraju biti zaštićene od naknadnih izmjena i dostupne za prikaz ili ispis.

7. Godišnji popis imovine i obveza

Na kraju poslovne godine potrebno je uskladiti knjigovodstveno stanje sa stvarnim stanjem imovine i obveza.

Popisom se obuhvaćaju, ovisno o poslovanju društva:

• dugotrajna imovina
• zalihe
• novac i potraživanja
• obveze prema dobavljačima i drugim osobama
• ostale imovinske i obvezne stavke.

Nije dovoljno samo ispisati stanje iz računovodstvenog programa. Potrebno je provjeriti postoji li imovina, jesu li potraživanja naplativa i jesu li stare obveze još uvijek osnovane.

O otpisima imovine, potraživanja ili obveza direktor donosi odgovarajuće odluke. Te odluke postaju knjigovodstvene isprave.

8. Knjiga poslovnih udjela

Svako društvo, bilo ono d.o.o. ili j.d.o.o. te bez obzira na broj članova društva, mora voditi knjigu poslovnih udjela.

U njoj se prate članovi društva, njihovi poslovni udjeli te promjene i tereti povezani s udjelima. Uprava mora osigurati da podaci odgovaraju stvarnom i aktualnom stanju. Na ovu se evidenciju često zaboravi kod društava s jednim vlasnikom, ali obveza postoji i tada.

Tko treba voditi sve ove evidencije?

Direktor ne mora osobno unositi svaki sat rada niti sam voditi glavnu knjigu. Ove poslove može rasporediti zaposlenicima, računovodstvu, kadrovskoj službi ili vanjskim stručnjacima.

No, direktor je taj koji treba osigurati postojanje sustava.

U praksi to znači da jednom godišnje, a kod evidencije radnog vremena i znatno češće, treba provjeriti:

• postoji li evidencija za svaku osobu koja radi u poduzeću
• odgovara li evidencija radnog vremena stvarnom radu
• jesu li ugovori, odluke i osobne mape potpune
• je li dokumentacija zaštite na radu aktualna
• jesu li poslovne knjige zaključene i sigurno pohranjene
• postoji li godišnji popis imovine i obveza
• znamo li koliko dugo čuvamo pojedinu vrstu dokumentacije.

Kako vam Brojevi mogu pomoći?

Klijentima Brojeva pružamo paket praktičnih obrazaca i evidencija koje mogu odmah primijeniti u svakodnevnom poslovanju.

Paket, između ostaloga, uključuje predloške za evidenciju radnog vremena i druge dokumente koji direktorima olakšavaju organizaciju obveznih evidencija, s naglaskom na one koje se odnose na računovodstveni dio poslovanja.

Naš je cilj da direktor ne mora proučavati svaki članak pravilnika, ali da u svakom trenutku zna:

• što mora voditi
• tko je za to zadužen
• gdje se dokument nalazi
• je li evidencija spremna za obračun plaće ili nadzor.

Kad imate kvalitetnu računovodstvenu podršku, možete mirnije spavati i posvetiti više vremena vašoj primarnoj djelatnosti zbog koje ste i pokrenuli vlastiti posao.

***

Teško je ostvariti poslovni uspjeh bez kvalitetnog računovodstvenog servisa. Obratite nam se i zatražite svoju personaliziranu ponudu!

Napomena: Članak je posljednji put ažuriran 12.8.2026., u skladu s aktualnim propisima na taj dan.