Račun u elektroničkom obliku i e-račun: koja je razlika?
Koliko god to zbunjujuće zvučalo, račun u elektroničkom obliku i e-račun nisu ista stvar. Kako se arhivira račun u elektroničkom obliku, kad se smatra izdanim i što će promijeniti Fiskalizacija 2.0, saznajte u nastavku.
Koja je razlika između e-računa i računa u elektroničkom obliku?
U poreznim propisima Zakona o PDV-u i Pravilnika o PDV-u pronalazimo definiciju računa u elektroničkom obliku. Njima je propisano što se smatra računom u elektroničkom obliku, koje uvjete mora ispunjavati i kako se oni ostvaruju. Te odredbe se nisu mijenjale od 1. srpnja 2013. Odnose se na račune u elektroničkom obliku te račune na papiru. Time su oni izjednačeni u segmentu B2B.
S druge strane je e-račun. On je obveza još od 2019. za sve izdavatelje računa koji javnim i sektorskim naručiteljima isporučuju robe i usluge proizašle iz postupaka nabave.
Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi odnosi se na elektronički račun (e-račun). Taj je račun izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu. Strukturirani elektronički oblik računa je XML.
Koji Zakon određuje oblik računa u elektroničkom obliku?
Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi odnosi se na elektroničke račune (dakle račune u strukturiranom elektroničkom obliku ili XML-u). Zakonom o PDV-u i Pravilnikom o PDV-u propisani su računi u elektroničkom obliku. Njihova je definicija mnogo šira i podrazumijeva račune koji su izdani, poslani i zaprimljeni u bilo kojem elektroničkom format. Dakle, ne podrazumijeva samo strukturirani format odnosno oblik, kao što je to slučaj kod e-računa.
U Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi navedeno je da korištenje elektroničkih računa za potrebe PDV-a ne utječe na primjenu odredaba zakona kojim se uređuju obračunavanja i plaćanje PDV-a i pripadajućih podzakonskih akata.
Koje stavke mora sadržavati račun u elektroničkom obliku?
Kako bi se račun smatrao računom u elektroničkom obliku, on treba biti izdan i zaprimljen u bilo kojem elektroničkom formatu. To se odnosi na račune kao strukturirane poruke (XML) ili druge vrste elektroničkih formata (e-mail s priloženim dokumentom u PDF-u ili faks primljen u elektroničkom formatu). Računi u elektroničkom obliku mogu biti poslani i primljeni u jednom formatu, a zatim konvertirani u neki drugi format.
Propisani su uvjeti kao vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa (od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu računa). Ostvarivanje navedenih uvjeta detaljno je propisano Zakonom o PDV-u i Pravilnikom o PDV-u, s tim da su propisani i drugi. To je, primjerice, primjena metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa s isporukama dobara i usluga, obvezni sadržaj računa i slično. Među njima se posebno ističe postojanje suglasnosti primatelja za prihvat računa u elektroničkom obliku.
Osiguranje vjerodostojnosti podrijetla i cjelovitosti sadržaja može se ostvariti na više načina. Primjerice, s pomoću naprednog elektroničkog potpisa ili elektroničke razmjene podataka (EDI) ili metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa s isporukama dobara i usluga. Navedeni primjeri ne ograničavaju primjenu drugih tehnologija ili procedura, ako oni ispunjavaju uvjete za osiguranje vjerodostojnosti podrijetla, cjelovitosti sadržaja i čitljivosti računa.
Kad se račun u elektroničkom obliku smatra izdanim?
Račun se smatra izdanim kada isporučitelj, treća osoba u ime isporučitelja ili kupac za račune koje sam izdaje, učini račun dostupnim tako da ga kupac može primiti. Kod računa u elektroničkom obliku, račun se prenosi izravno kupcu putem e-pošte ili sigurne veze ili neizravno putem jednog ili više pružatelja usluga. Alternativno, dobavljač može omogućiti pristup računu kupcu preko web-portala ili na neki drugi način.
Je li potrebno pribaviti posebnu suglasnost od primatelja za prihvat računa u elektroničkom obliku?
Za potrebe PDV-a i porezne ispravnosti računa između B2B u tom dijelu, izdavatelj računa u elektroničkom obliku mora ishoditi suglasnost primatelja računa za prihvat takvog računa. Time se primjenjuju navedene odredbe Zakona o PDV-u i Pravilnika o PDV-u.
Za razliku od Zakona o PDV-u i Pravilnika o PDV-u kojima je izričito propisano ishođenje suglasnosti primatelja za zaprimanje računa u elektroničkom obliku, Opći porezni zakon, koji je stupio na snagu 1. siječnja 2019. godine, propisuje korištenje računa u elektroničkom obliku. Odnosno, on regulira mogućnost izdavanja računa u elektroničkom obliku, uz uvjet da primatelj računa izričito ne odbija takav način ispostavljanja računa.
To znači da se porezni obveznik može izdati račun u elektroničkom obliku, osim ako primatelj računa izričito ne želi da mu se račun izdaje tim putem.
Može li se račune u elektroničkom obliku arhivirati samo u papirnatom obliku ili u PDF-u?
Prema Pravilniku o pretvaranju knjigovodstvenih isprava koje se čuvaju u izvornom pisanom obliku u elektronički zapis, potrebno je osigurati vjerodostojnost podrijetla knjigovodstvene isprave. Smatrat će se da je osigurana vjerodostojnost podrijetla ako je:
- knjigovodstvena isprava u papirnatom obliku istovjetna ispravi u elektroničkom obliku i
- ako se može metodom poslovne kontrole takvu ispravu povezati s isporukom dobra ili usluge.
U kojem formatu je potrebno arhivirati račune u elektroničkom obliku?
Kako je gore spomenutim pravilnikom navedeno, trebalo bi sve račune u elektroničkom obliku pohraniti i u originalnoj XML datoteci. To je potrebno kako bi se mogla utvrditi vjerodostojnost njihova podrijetla. Već je XML datoteka dovoljna za arhivu, no ako želite, možete račune čuvati u oba oblika (npr. XML i PDF).
Što je Fiskalizacija 2.0 i znači li to slanje e-računa prema svim poslovnim subjektima?
E-računi će uskoro postati obvezni kod svih ispostava računa. Naime, Porezna uprava je nositelj projekta Fiskalizacija 2.0, koji nosi brojne novosti. To je implementacija sustava za bezgotovinsko plaćanje putem eRačuna s integriranom e-arhivom te naprednog online knjigovodstva u sustavu PDV-a. Time će e-računi postati standard neovisno o tome radi li se o javnoj nabavi ili ne.
Ako želite primiti više detalja o ovoj i sličnim novostima, prijavite se na naš newsletter.
***
Teško je ostvariti poslovni uspjeh bez kvalitetnog računovodstvenog servisa. Obratite nam se i zatražite svoju personaliziranu ponudu!
Napomena: Članak je posljednji put ažuriran 10.2.2025., u skladu s aktualnim propisima na taj dan.
