Kako jednostavno i pravilno izdati e-račun?

Published by Bruno Cvitanović on

E-račun

E-račun je od 01.07.2019. ušao na velika vrata u domaće računovodstvo. Naime, obveznici izdavanja e-računa su svi izdavatelji računa koji javnim i sektorskim naručiteljima šalju račune za obavljene robe i usluge koje su proizišle iz postupaka nabave. U našem vodiču pronađite tko su javni i sektorski naručitelji, kako ispravno slati i primati e-račun, koju programsku podršku koristiti i slično.

Tko su sve javni i sektorski naručitelji?

U javne naručitelje spadaju: državna tijela Republike Hrvatske, jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave i tijela javnog prava.

Javni sektorski naručitelji su javni naručitelji koji obavljaju jednu od sektorskih djelatnosti. To su, primjerice, Plin i toplinska energija, Električna energija, Vodno gospodarstvo, Usluge prijevoza, Zračne, morske i riječne luke, Poštanske usluge vađenje nafte i plina te istraživanje ili vađenje ugljena ili drugih krutih goriva.

U Sektorske naručitelje pripadaju trgovačka društva u kojima javni naručitelj ima ili može imati, izravno ili neizravno, prevladavajući utjecaj na temelju svojeg vlasništva.

Postoji li popis svih obveznika primjene Zakona o javnoj nabavi koji od 01.07.2019. moraju zaprimati samo e-račune od dobavljača?

Pravilnikom o popisu obveznika javne nabave definirani su svi obveznici koji od 01.07.2019. moraju zaprimati samo e-račune od dobavljača. Nadalje, na web stranici Središnjeg državnog portala može se pronaći popis svih javnih naručitelja.

Odnosi li se obveza izdavanja e-računa i na nabave male vrijednosti?

Da. Prema Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi obveza izdavanja e-računa odnosi se na sve nabave neovisno o njezinoj vrijednosti.

Mogu li se elektronički računi slati putem elektroničke pošte u npr. PDF datoteci?

Osnovni uvjet da Elektronički račun bude u skladu sa Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi je da bude izrađen u skladu s normom koji propisuje Direktiva 2014/55/EU Europskog parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. godine. Da bi se zadovoljila norma koja propisuje Direktiva 2014/55/EU, elektroničke račune nije moguće slati u PDF datoteci putem e-maila.

Kako bi se e-račun pravilno poslao ili zaprimio, krajnji korisnik treba poslati e-račun putem informacijskog posrednika.

Moram li imati poseban softver ili program kako bih mogao slati e-račun?

Većina informacijskih posrednika podržava slanje e-računa putem računovodstvenih programa te se za pojedinu podršku treba raspitati kod njih. Ako nemate računovodstveni program za izdavanje e-računa, njega je moguće napraviti i poslati putem sučelja web portala informacijskog posrednika.

Koji su informacijski posrednici preko kojih se odvija razmjena između izdavatelja i primatelja e-računa?

Popis Informacijskih posrednika može se pronaći na web stranici Ministarstva gospodarstva, poduzetništva i obrta.

S danom objave ovog članka* na popisu se nalaze sljedeći informacijski posrednici:
1. FINANCIJSKA AGENCIJA (FINA) – slanje i zaprimanje e-računa
2. HRVATSKA POŠTA (HP) – slanje i zaprimanje e-računa
3. Hrvatski telekom (HT) – slanje e-računa
4. mSTART d.o.o. – slanje e-računa
5. ELEKTRONIČKI RAČUNI d.o.o. (Moj eRačun) – slanje i zaprimanje e-računa
6. Megatrend Redok d.o.o. (OMNIZON) – za slanje e-računa
7. Hitra produkcija dokumenata d.o.o. – slanje e-računa
8. EDITEL ADRIA d.o.o. – slanje e-računa
9. POS d.o.o. – slanje e-računa
10. OPTIM IT d.o.o. – slanje e-računa
11. Raverus d.o.o. – slanje e-računa

Koliko košta slanje e-računa?

Izdavatelji e-računa koji imaju mali broj računa u jednoj godini prema državnim/javnim tijelima, za izdavanje i zaprimanje e-računa mogu koristiti besplatnu FINA-inu aplikaciju “e-račun za državu“.

Što je potrebno pripremiti za korištenje besplatne aplikacije od FINA-e?

Za korištenje besplatne aplikacije je potrebno ishoditi ePotpis i pripadajući certifikat FINA-e. Izdavatelji e-računa možda već imaju potrebne certifikate ako šalju godišnja financijska izvješća (GFI) ili izvješća Poreznoj upravi putem sustava E-Porezna.

Za fizičke osobe ili obrtnike besplatno je moguće slati e-račune putem FINA aplikacije ako posjeduju eOsobnu iskaznicu koja u sebi ima ugrađen ePotpis i certifikat.

Kako do besplatne aplikacije od FINA-e za izdavanje e-računa?

Besplatnoj aplikaciji može se pristupiti na sljedećem linku: https://eposlovanje.fina.hr/eRacunB2B

Koje su cijene drugih informacijskih posrednika ako ne želim slati račune putem FINA-e?

Drugi informacijski posrednici naplaćuju mjesečni paušalni iznos od cca. 60 kn. U paketu obično podržavaju slanje do 10 e-računa mjesečno.

Koja je prednost slanja računa kod drugih informacijskih posrednika (osim FINA-e)?

Prednost je da za slanje e-računa putem web aplikacije nisu potrebni FINA certifikati za čije se korištenje također mjesečno plaća paušalni iznos od cca. 60 kn. Prijavu za uslugu slanje e-računa kod ostalih informacijskih posrednika moguće je obaviti putem interneta, za razliku od FINA-e.

Kako arhivirati e-račune?

Elektronički računi moraju se čuvati u izvornom elektroničkom obliku. Svaki korisnik samostalno odlučuje kome će povjeriti uslugu elektroničke arhive ili će ju izgraditi u internom okruženju. Nema nikakve zakonske obveze oko toga s kim koji korisnik ugovora uslugu elektroničkog arhiviranja.

Je li moguće poslati priloge uz e-račune?

Uz e-račun se mogu dodavati prilozi, u bilo kojem formatu. Veličina priloga nije ograničena.

***

Teško je ostvariti poslovni uspjeh bez kvalitetnog računovodstvenog servisa. Obratite nam se i zatražite svoju personaliziranu ponudu!

*Posljednje ažuriranje članka: 15. srpnja 2019.

Ubrojite i druge, podijelite članak:

Bruno Cvitanović

Kao direktor Brojevi d.o.o., savjetujem poduzeća, obrte i neprofitne organizacije u području računovodstva i poslovanja.