Kako jednostavno i pravilno izdati e-račun?
E-račun je od 1. srpnja 2019. ušao na velika vrata u naše poslovanje. Naime, e-račun je postao obveza svim izdavateljima računa koji javnim i sektorskim naručiteljima isporučuju robe i usluge koje su proizišle iz postupaka nabave. U našem vodiču pronađite tko su javni i sektorski naručitelji, kako ispravno slati i primati e-račun, koju programsku podršku koristiti i slično.
Tko su sve javni i sektorski naručitelji?
U javne naručitelje spadaju: državna tijela Republike Hrvatske, jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave i tijela javnog prava.
Javni sektorski naručitelji su javni naručitelji koji obavljaju jednu od sektorskih djelatnosti. To su, primjerice:
- plin i toplinska energija
- električna energija,
- vodno gospodarstvo
- usluge prijevoza
- zračne, morske i riječne luke
- poštanske usluge
- vađenje nafte i plina
- istraživanje ili vađenje ugljena ili drugih krutih goriva.
U Sektorske naručitelje pripadaju trgovačka društva u kojima javni naručitelj ima ili može imati, izravno ili neizravno, prevladavajući utjecaj na temelju svojeg vlasništva.
Postoji li popis svih obveznika koji moraju zaprimati samo e-račune?
Pravilnikom o popisu obveznika javne nabave definirani su svi obveznici koji od 1. srpnja 2019. moraju zaprimati samo e-račune od dobavljača. Nadalje, na web stranici Središnjeg državnog portala može se pronaći popis svih javnih naručitelja.
Odnosi li se obveza izdavanja e-računa i na nabave male vrijednosti?
Da. Prema Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi obveza izdavanja e-računa odnosi se na sve nabave neovisno o njezinoj vrijednosti.
Mogu li se elektronički računi slati putem elektroničke pošte u npr. PDF datoteci?
Osnovni uvjet da Elektronički račun bude u skladu sa Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi je da bude izrađen u skladu s normom koji propisuje Direktiva 2014/55/EU Europskog parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. godine. Da bi se zadovoljila norma koja propisuje Direktiva 2014/55/EU, elektroničke račune nije moguće slati u PDF datoteci putem e-maila.
Kako bi se e-račun pravilno poslao ili zaprimio, krajnji korisnik treba poslati e-račun putem informacijskog posrednika.
Moram li imati poseban softver ili program kako bih mogao slati e-račun?
Većina informacijskih posrednika podržava slanje e-računa putem računovodstvenih programa te se za pojedinu podršku treba raspitati kod njih. Ako nemate računovodstveni program za izdavanje e-računa, njega je moguće napraviti i poslati putem sučelja web portala informacijskog posrednika.
Postoji li popis informacijskih posrednika?
Popis Informacijskih posrednika može se pronaći na web stranici Ministarstva gospodarstva, poduzetništva i obrta.
S danom posljednjeg ažuriranja ovog članka* na popisu se nalaze sljedeći informacijski posrednici:
1. FINANCIJSKA AGENCIJA (FINA) – slanje i zaprimanje e-računa
2. HRVATSKA POŠTA (HP) – slanje i zaprimanje e-računa
3. Hrvatski telekom (HT) – slanje i zaprimanje e-računa
4. mSTART d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
5. ELEKTRONIČKI RAČUNI d.o.o. (Moj eRačun) – slanje i zaprimanje e-računa
6. Megatrend Redok d.o.o. (OMNIZON) – slanje i zaprimanje e-računa
7. Hitra produkcija dokumenata d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
8. EDITEL ADRIA d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
9. POS d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
10. OPTIM IT d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
11. DB informatika d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
12. PONDI d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
13. IE Računi d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
14. C LAB d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
15. Lumen Spei d.o.o. – slanje i zaprimanje e-računa
Koliko košta slanje e-računa?
Izdavatelji e-računa koji imaju mali broj računa u jednoj godini prema državnim/javnim tijelima, za izdavanje i zaprimanje e-računa mogu, primjerice, koristiti aplikaciju SUPER jednog od ponuđenih posrednika. U trenutku zadnjeg ažuriranja članka, bez naknade se može slati do 10 e-računa mjesečno. To odgovara većini malih i srednjih poduzetnika.
Što je potrebno da mogu izdati e-račun?
Ako koristite aplikaciju SUPER, najprije se potrebno registrirati. Popunite registracijski obrazac. Na vaš će e-mail potom stići dokument koji je potrebno potpisati i ovjeriti te skenirati i poslati natrag. Nakon što to učinite, u roku jednog do dva radna dana dobit ćete obavijest o prihvaćanju prijave te ćete moći početi slati e-račune.
Kako se šalje e-račun?
Ulogirajte se u administracijsko sučelje i popunite podatke za račun. Potom provjerite i odaberite opciju slanja. E-račun se, naime, ne šalje samostalno, već kupac preko informacijskog posrednika dobiva obavijest o primljenom računu. Sustav poput SUPER-a može samostalno generirati e-račun na temelju podataka koje unesete.
O čemu moram voditi računa kod slanja e-računa?
Provjerite jeste li unijeli podatke o Vašem pravnom subjektu kroz vaš sustav. U ovom primjeru, podaci se unose preko administracijskog sučelja, unosom postavki za račune. Nakon slanja računa, dobro je preuzeti e-račun u izvornom (.xml) i .pdf formatu, za evidenciju.
Kako arhivirati e-račune?
Elektronički računi moraju se čuvati u izvornom elektroničkom obliku. Svaki korisnik samostalno odlučuje kome će povjeriti uslugu elektroničke arhive ili će ju izgraditi u internom okruženju. Nema nikakve zakonske obveze oko toga s kim koji korisnik ugovora uslugu elektroničkog arhiviranja.
Je li moguće poslati priloge uz e-račune?
Uz e-račun se mogu dodavati prilozi, u bilo kojem formatu. Veličina priloga nije ograničena.
***
Teško je ostvariti poslovni uspjeh bez kvalitetnog računovodstvenog servisa. Obratite nam se i zatražite svoju personaliziranu ponudu!
*Posljednje ažuriranje članka: 3. svibnja 2022.
